دامنه تایید صلاحیت انعطاف پذیر

دامنه تایید صلاحیت انعطاف پذیر “flexible”

استاندارد ISO/IEC17011 دامنه تایید صلاحیت انعطاف پذیر را به این صورت تعریف می کند: اجازه تغییر در اندازه شناختی و یا سایر پارامتر ها در دامنه تایید صلاحیت که نهاد ارزیابی انطباق در آن حوزه تایید صلاحیت شده است.

اصطلاح دامنه انعطاف پذیر تنها به دامنه های انعطاف پذیر محدود نمی شود، بلکه به دامنه هایی که ترکیبی از دامنه ثابت و ترکیبی و نیز دامنه دامنه های ثابتی که دارای یک یا دو جز انعطاف پذیر می باشند نیز مربوط می باشد.

در برخی موارد دامنه می تواند با توجه به نوع فعالیت مشخص شود در سایر موارد ممکن است دامنه ها با توجه به تکنیک های فنی مراکز اعتبار دهی مشخص شود.

هدف از دامنه تایید صلاحیت انعطاف پذیر

هدف از اعطای دامنه های انعطاف پذیر، صرفه جویی در هزینه و وقت و همچنین اعتبار بخشیدن به فعالیت های نهاد اعتبار دهی در دامنه هایی است که علیرغم داشتن صلاحیت به دلایلی در آن زمان از نهاد اعتبار دهی دارای اعتبار نمی باشند( به عنوان مثال فعالیت هایی که در میان ارزیابی های اعتبار دهی به فعالیت های آزمایشگاه اضافه شده است)

فرض کنید آزمایشگاه سم شناسی دارای 1000 میکرو ارگانیسم شناخته شده می باشد که برای تایید صلاحیت در خصوص انجام آزمون کلیه میکرو ارگانیسم ها باید مواد مرجع مربوط به هر میکروارگانیسم را تهیه کند که تهیه مواد مرجع برای کلیه میکرو ارگانیسم ها در آن واحد برای آزمایشگاه مقدور نمی باشد و هم چنین انجام ارزیابی برای مرکز اعتبار دهی در کل دامنه در آن واحد کاری وقت گیر و سخت می باشد بنابراین آزمایشگاه در صورت ضرورت به انجام آزمون میکرو اگانیسمی که در دامنه تایید صلاحیت نمی باشد با تهیه مواد مرجه مربوطه بدون نیاز به ارزیابی مجدد، آن آزمون را تحت اعتبار مرکز اعتبار دهی انجام می دهد و ارزیابی های آتی فعالیت های جدید مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرند.

الزامات عمومی که باید مورد توجه قرار بگیرد

با توجه به اینکه نهاد های ارزیابی انطباق دارای فعالیت های متفاوتی هستند، روش واحد جهت استقرار و دریافت دامنه انعطاف پذیری وجود ندارد و در نظر گرفتن الزامات استاندارد و عمل در چهارچوب استاندارد ملاک اعطا دامنه تایید صلاحت انعطاف پذیر است.

تونایی فنی نهاد ارزیابی انطباق کلید اصلی دریافت دامنه انعطاف پذیر است. نهاد ارزیابی انطباق باید طباق روش هایی مشخص توانایی و صلاحیت خود را جهت انجام فعالیت هایی که در دامنه اولیه اعتبار بخشی وجود نداشته را نشان دهد.

یه فرآیند طراحی شده که ورودی، الزامات، صحه گذاری و شایستگی را مشخص می کند باید توسط آزمایشگاه وجود داشته باشد.

بدون داشتن یک فرآیند طراحی شده امکان تبدیل یک دامنه قابت به انعطاف پذیر وجود ندارد.

دامنه تایید صلاحیت ااانعطاف پذیر مسئولیت بیشتری را بر عهده نهاد ارزیابی انطباق قرار می دهد، نهاد بوسیله روش ها و فرآیند های طراحی شده می بایست صلاحیت، شایستگی، بی طرفی و … را در خصوص توانایی دارا بودن دامنه انعطاف پذیر نشان دهند.

نهاد ارزیابی انطباق باید یک فرآیند طراحی شده جهت اطمینان به موارد زیر داشته باشد:

نحوه تعین نیاز های ورودی

چگونه فعالیت خد را توسعه می دهد

چگونه الزامات مشخص شده را در بر طرف می کند

چگونه الزامات شرایط مورد نیاز را بر طرف می کند

مسئولیت مدیریت دامنه انعطاف پذیر در هر حوزه

روند بازنگری درخواست ها و قراردادها

فعالیت در دامنه انعطاف پذیر مشخص شده

اطلاعات مربوط به طور کامل مشخص است

نهاد ارزیابی انطباق باید لیستی از فعالیت ها در دامنه انعطاف پذیر را حفظ و نگهداری کند

، اطلاعات مربوط باید حداقا الزامات بند 7.8.3 استاندارد 17011:2017 را در بر بگیرد. هدف از این کار ارائه اطلاعاتی بروز در دامنه انعطاف پذیر است

دامنه انعطاف پذیر باید در دسترس عموم قرار بگیرد

روش بازنگری درخواست ها باید چگونگی فعالیت در خصوص دامنه انعطاف پیر را رائه بدهد.

با ما در ارتباط باشید 02165341290

آیلک

فهرست راهنماهای آیلک

راهنماهای آیلک، برای نهادهای و سازمان های معتبر ممکن است اطلاعاتی در مورد تفسیر معیارهای اعتباردهی برای برنامه های خاص فراهم کند.

  • ILAC G3: 08/2020 رهنمودهای دوره های آموزشی برای ارزیابان مورد استفاده نهادهای معتبر
    این رهنمودها برای کمک به نهادهای معتبر برای ایجاد دوره های آموزشی متناسب با روش های بین المللی تهیه شده است که به آنها امکان می دهد تا ارزیابی کنندگان اصلی را. که آنها نیاز دارند ایجاد کنند.
  • ILAC G7: 04/2021 الزامات اعتبار سنجی و معیارهای عملیاتی آزمایشگاه های اسب سواری 
    هدف از این سند ارائه موارد زیر است: بخش A: مجموعه ای از الزامات مربوط به روش آزمون برای آزمایشگاه های اسب سواری که نهادهای تایید صلاحیت ارائه داده اند. قسمت B: توصیه هایی برای ایجاد مواد ممنوعه ای که در صنعت اسب سواری توافق شده است. قسمت C: توصیه های اضافی در مورد انطباق با مشخصات عملکرد مناسب و تصویب تعاریف هماهنگ برای اصطلاحاتی که معمولاً توسط شیمیدانان مسابقه استفاده می شود.
  • ILAC G8: رهنمودهای 09/2019 در مورد قوانین تصمیم گیری و بیانیه های انطباق
    این سند از راهنماهای آیلک برای کمک به آزمایشگاه ها در استفاده از قوانین تصمیم گیری هنگام صدور بیانیه های انطباق با مشخصات یا استاندارد ، همانطور که در نسخه 2017 ISO / IEC الزام شده ، اصلاح شده است. علاوه بر این ، این سند همچنین هنگام ارزیابی قواعد تصمیم گیری و انطباق با الزامات ، یک مرور کلی برای ارزیابان ، تنظیم کنندگان و مشتریان ارائه می دهد.
  • ILAC G17: 01/2021 رهنمودهای ILAC برای عدم قطعیت اندازه گیری در تست 
    این سند راهنمایی و منابع مربوطه را برای ارزشیابی و گزارش عدم قطعیت اندازه گیری در آزمون به منظور تحقق انتظارات بندهای مربوط به ISO / IEC 17025: 2017 ارائه می دهد. این سند همچنین به منظور کمک به آزمایشگاه ها در درک رویکرد مشترک سازمان های معتبر هنگام انجام ارزیابی بر اساس این الزامات موجود در ISO / IEC 17025: 2017 است.
  • ILAC G18: 04/2010 دستورالعمل برای تدوین دامنه های اعتبارسنجی برای آزمایشگاه ها – در دست ویرایش
    هدف این سند از مجکوعه راهنماهای آیلک ارائه اطلاعات در مورد چگونگی تعریف دامنه اعتباربخشی و شناسایی برخی از معیارها و روش های ارزیابی دامنه به منظور راهنمایی عملی برای استفاده موثر و هماهنگ از استانداردهای بین المللی مربوطه را ارائه دهید. بخشهای اصلی مربوط به اجرای وضعیت عملی توصیف آزمایشگاههای معتبر برای اصلاح روشها یا طراحی روشهای جدید است که در ISO / IEC 17025 ، 1.6، ، 5.4.3 و 5.4.4 پیش بینی شده است.
    (بازبینی پیشنهادی شامل بررسی دامنه این سند و همچنین کار با کمیته بازرسی در این زمینه است.)
  • ILAC G19: ماژولهای 2014/2018 در یک فرآیند علوم پزشکی قانونی
    این سند برای ارائه راهنمایی برای واحدهای علوم پزشکی قانونی است که با استفاده از ISO / IEC 17025 و ISO / IEC 17020 درگیر در آزمون و آزمایش در فرآیند علوم پزشکی هستند.
  • ILAC G21: تأیید صلاحیت Cross Frontier – 2012/2019 – در دست بازنگری
    این سند برای اولین بار توسط مجمع عمومی ILAC در سال 2001 تأیید شد ، به عنوان یک روش خوب برای ارگان های عضو ILAC. است اصول مندرج در این سند در جهت تقویت شبکه بین المللی نهادهای معتبر از طریق توافق نامه ILAC عمل می کند. این سند پس از تأیید توسط عضویت ILAC ، مورد بازنگری و تصویب قرار گرفته است.
    (بازبینی پیشنهادی به دنبال بازخورد گسترده کارگاهی است که در مورد اعتبار بخشی از مرزها و همکاری بین نهادهای معتبر برگزار شده است و ممکن است منجر به انتقال سند اصلاح شده به گروه سری P شود).
  • ILAC G24: 2007 دستورالعمل برای تعیین فواصل کالیبراسیون ابزار اندازه گیری – تحت بازنگری
    هدف این سند این است که به آزمایشگاهها ، به ویژه هنگام تنظیم سیستم کالیبراسیون آنها ، راهنمایی در مورد چگونگی تعیین فواصل کالیبراسیون ارائه دهد. این سند روش هایی را که برای ارزیابی فواصل کالیبراسیون در دسترس و شناخته شده اند ، شناسایی و توصیف می کند.
    (برای اطمینان از به روز بودن سند ، بازبینی پیشنهادی فقط یک بررسی سیستماتیک است)
  • ILAC G26: 11/2018 راهنمایی برای اجرای طرح اعتبارسنجی پزشکی  
    این یک راهنمای عملی برای مجوزهای اعتباربخشی است که با استفاده از ISO 15189 از سیستم اعتباربخشی آزمایشگاه پزشکی استفاده می کنند. این جنبه های اصلی استاندارد را مشخص می کند ، عنصر منحصر به فرد آن را نشان می دهد و مشاوره می دهد برای توسعه و نگهداری از یک برنامه اعتباربخشی است که بر اساس ISO 15189 است. 
  • ILAC G27: 07/2019 راهنمایی در مورد اندازه گیری های انجام شده به عنوان بخشی از یک فرآیند بازرسی
    این سند برای ارائه راهنمایی در مورد اندازه گیری های انجام شده به عنوان بخشی از یک فعالیت بازرسی برای هر دو نهاد بازرسی و سازمان های معتبر ارزیابی کننده نهادهای بازرسی است. هدف اصلی این راهنما کمک به اطمینان از صحت اندازه گیری های انجام شده به عنوان بخشی از بازرسی های انجام شده مطابق با ISO / IEC 17020 است. همچنین نمونه هایی از طریق مطالعات موردی اندازه گیری های انجام شده در بازرسی را ارائه می دهد که ممکن است لازم باشد مورد توجه قرار گیرند. الزامات مندرج در ISO / IEC 17025 و ISO 15189.
  • ILAC G28: 07/2018 رهنمود برای تدوین دامنه های اعتباربخشی برای نهادهای بازرسی
    هدف این سند کمک به نهادهای معتبر در تأمین مداوم الزامات ISO / IEC 17011: 2017 مرتبط با حوزه های اعتباربخشی برای اعتباربخشی بدنه بازرسی و تشویق یک رویکرد موثر و هماهنگ در حوزه های بین مجوزهای اعتباربخشی در رابطه با ISO / IEC 17020: 2012. 
  • ILAC G29: 06/2020 رهنمودهایی برای هماهنگی در زمینه اعتباردهی ISO / IEC 17025 آزمایشگاه های ضد دوپینگ WADA
    این سند از مجموعه راهنماهای آیلک توسط گروه رابط ILAC-WADA با کمک های اضافی از گروه متخصص آزمایشگاه WADA (LabEG) و WADA تهیه شده است گروه علوم این سازمان مجوزهای معتبر درگیر در اعتبارسنجی ISO / IEC 17025 آزمایشگاه های ضد دوپینگ WADA را با راهنمایی در مورد فرم تنظیم دامنه های اعتبار این آزمایشگاه ها با در نظر گرفتن نیازهای خاص حوزه ضد دوپینگ فراهم می کند. این سند در WADA ISL تجدید نظر شده برنامه ریزی شده برای اجرا در تاریخ 1 ژانویه 2021 مورد استناد قرار گرفته است.  در آوریل 2021 ویرایش جزئی تحریریه در عنوان ستون نهایی در جدول مندرج در ضمیمه 1 انجام شد.

آیلک

خط مشی های اتحادیه بین المللی همکاری آزمایشگاه(ilac)

ILAC P4:05/2019 ILAC Mutual Recognition Arrangement: Policy and Management
ILAC P4: 05/2019 تنظیم شناخت متقابل ILAC: خط مشی آیلک و مدیریت این سند جزئیاتی را در مورد اهداف ، پایه ، مدیریت ، رویه ها و تصمیمات مرتبط با ILAC MRA ارائه می دهد.  
ILAC P5:05/2019 ILAC Mutual Recognition Arrangement: Scope and Obligations 
ILAC P5: 05/2019 تنظیم شناخت متقابل ILAC: محدوده و تعهداتاین سند ، عناصر توافق نامه شناخت متقابل (از این پس به عنوان توافق نامه نامیده می شود) را برای آزمایشگاه آزمون و کالیبراسیون و بازرسی شرح می دهد.  
ILAC P8:03/2019 ILAC Mutual Recognition Arrangement (Arrangement): Supplementary Requirements for the Use of Accreditation Symbols and for Claims of Accreditation Status by Accredited Conformity Assessment Bodies 
ILAC P8: 03/2019 ترتیب شناسایی متقابل ILAC (ترتیب): الزامات تکمیلی برای استفاده از نمادهای اعتبار دهی و ادعاهای وضعیت اعتبار بخشی توسط نهادهای ارزیابی انطباق معتبرالزامات این سند برای اطمینان از رویکرد یکنواخت تر در استفاده از نمادهای اعتبار دهی و نحوه مراجعه CAB به وضعیت اعتباردهی خود و ادعا در رابطه با ILAC MRA ایجاد شده است.  
ILAC P9:06/2014 ILAC Policy for Participation in Proficiency Testing Activities
ILAC P9: 06/2014 خط مشی آیلک ILAC برای مشارکت در فعالیت های آزمایش مهارتاین سند خط مشی نهادهای اعتباردهی برای استفاده از فعالیت های آزمون  مهارت در روند اعتبار دهی را مشخص می کند.  
ILAC P10:07/2020 ILAC Policy on Metrological Traceability of Measurement Results
ILAC P10: 07/2020 خط مشی آیلک ILAC در زمینه قابلیت ردیابی نتایج اندازه گیریاین سند سیاست ILAC در زمینه قابلیت ردیابی اندازه شناسی نتایج اندازه گیری را توصیف می کند. تاریخ اجرای آخرین نسخه ILAC P10 ژوئیه 2021 است.  
ILAC P12:04/2009 Harmonisation of ILAC Work with the Regions
ILAC P12: 04/2009 هماهنگی ILAC با نهاد های منطقه ایاین سند اطلاعات مربوط به مراحل هماهنگ سازی کار بین ILAC و همکاری های معتبر منطقه ای و همچنین معیارهای اتخاذ موارد جدید ILAC را ارائه می دهد.  
ILAC P14:09/2020 ILAC Policy for Measurement Uncertainty in Calibration
ILAC P14: 09/2020 خط مشی آیلک ILAC برای عدم قطعیت اندازه گیری در کالیبراسیوناین سند الزامات و دستورالعمل های تخمین و بیان عدم قطعیت در کالیبراسیون را بیان می کند. این آخرین بازنگری نسخه های 2017 ISO / IEC 17011 و ISO / IEC 17025 را منعکس می کند. این سیاست همچنان بر اساس راهنمای عدم قطعیت در اندازه گیری (GUM) است و درک مشترک اصطلاح CMC را از بیانیه مشترک صادر شده توسط BIPM و ILAC https://ilac.org/about-ilac/partnerships/international-partners/bipm/ تاریخ اجرای این نسخه اخیر ILAC P14 مارس 2021 است.
ILAC P15:05/2020 Application of ISO/IEC 17020:2012 for the Accreditation of Inspection Bodies
ILAC P15: 05/2020 کاربرد ISO / IEC 17020: 2012 برای اعتباربخشی نهادهای بازرسی این سند اطلاعاتی را برای استفاده توسط نهادهای اعتباردهی و نهادهای بازرسی در مورد استفاده از ISO / IEC 17020 فراهم می کند. این ویرایش شامل به روزرسانی ها در نتیجه نتیجه کارگاه های کمیته بازرسی ILAC ، درخواست های شفاف سازی ISO CASCO و تجربه کسب شده در برنامه از ISO / IEC 17020: 2012 و نسخه قبلی  ILAC P15است.  تاریخ اجرای ILAC P15: 05/2020 18 18ماه از تاریخ انتشار در وب سایت ILAC (یعنی نوامبر 2021) است. نمونه های استفاده از ISO / IEC 17020 که از نسخه قبلی ILAC P15 حذف شده است و در نتیجه این تجدید نظر در حال حاضر در بخش سQالات متداول IC موجود است: https://ilac.org/about-ilac/faqs/ارائه تجدید نظر ILAC P15 این ارائه ILAC P15 خلاصه ای از پروژه کمیته بازرسی ILAC در اوایل سال 2020 برای بررسی و به روزرسانی ILAC P15 که در نسخه فعلی 2020 به دست آمده است را ارائه می دهد و همچنین تغییرات اساسی سند را در نتیجه این روند بررسی برجسته می کند.  
چرخه دمینگ

چرخه دمینگ چیست؟

چرخه PDCA چیست؟

در دنیای مدرن امروز کلیه کسب و کار ها به دنبال بهبود مستمر فرآیند خود می باشند از این رو از چرخه بهبود مستمر بهره می گیرند.

چرخه ی بهبود مستمر، ابزاری می باشد که در تمامی بخش های کسب و کار به کمکتان می آید. در نتیجه یک رشد ثابت و بهسازی در تمامی بخش ها را ایجاد می سازد. وقتی هدف شما رشد، ترقی و توسعه سازمان به صورت تدریجی ولی پایدار و نتیجه بخش باشد، می توانید از چرخه ی دمینگ استفاده کنید.

مفهوم چرخه ی (PDCA)

یکی از روش های کارامد ارائه شده در بهبود مستمر، چرخه ی (PDCA) است که توسط دکتر ادوارد دمینگ ارائه شده است. یک روش ساده ولی دائمی و کارامد برای ایجاد تحولات ثمر بخش در تمامی فرایند های کاری است.

همانطور که از نام چرخه مشخص است به صورت دایره وار و چرخشی کار خود را انجام می دهد. چرخه ی PDCA را می توان در بخش های مختلف همچون بازاریابی، توسعه محصول جدید، افزایش فروش و رضایت مشتری، بهبود کیفیت، سیاست گذاری های بلند مدت و … به کار برد.

PDCA چیست؟

PDCA از ابتدای کلمات Plan، Do، Check و Act گرفته شده است که به ترتیب به معنی برنامه ریزی، انجام دادن، چک کردن و عمل کردن است. در حقیقت این چرخه، یک چرخه کاری چهار مرحله ای است که برای انجام تغییرات و بهبود فرایند ها در کسب و کار می باشد.

چه زمان هایی باید از سیکل PDCA استفاده کرد؟

این چرخه چندین بار برای بهبود مستمر در سیکل های زمانی مشخص تکرار می شود. در مورد زمان استفاده از این چرخه باید گفت هنگامی که به بهبود تدریجی در کسب و کار نیاز داریم می توان از این الگو استفاده کرد. از سوی دیگر وقتی سازمانی می خواهد یک طرح جدید یا پروژه را شروع کند نیز می توان از این چرخه بهره برد.

همچنین زمانی که به پیشرفت جدید و یا ارتقا در طراحی یک فرایند، بهبود محصول یا خدمات نیاز است این چرخه به کمکمان می آید تا فرایند طراحی شده بهبود یابد. به طور کلی وقتی صحبت از برنامه ریزی، جمع آوری داده ها، تجزیه و تحلیل ها در مقیاس کوچک، بررسی اولویت ها، ریشه یابی مشکلات و در نهایت برای انجام هرگونه تغییر تدرجی است چرخه ی دمینگ مورد استفاده قرار می گیرد.

مراحل چهار گانه ی چرخه ی دمینگ شامل چه فعالیت هایی است

Plan : برنامه ریزی

فاز نخست و مهم این چرخه شامل برنامه ریزی است. تحقق اهداف فردی و سازمانی در گرو برنامه ریزی است. به عبارت دیگر تعیین کردن اهداف و پیش بینی راه های رسیدن آن، منجر به نوعی تعهد به انجام دادن فعالیت های معین برای تحقق آن هدف می شود.
Do : برای اطمینان حاصل کردن از نتایج برنامه ها، بهتر است طرح در یک محدوده ی کوچک به صورت آزمایشی اجرا شود. فواید این کار آن است که به صورت عملی بسیاری از مشکلات و محدودیت ها مشخص خواهد شد. در نتیجه اصلاحات و ترمیم های لازم برای ماژول های بزرگ تر به دست می آید.

Check : بررسی کردن

یکی از کارهای مهمی که در تحقق برنامه ریزی ها باید به آن توجه داشته باشیم، سنجش مداوم عملکرد هایمان است. در فرایند کنترل و بررسی، نتایج به دست آمده را با اهداف تعیین شده مقایسه می کنیم. در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام می دهیم یا به تکمیل و تدوین دوباره آن ها می پردازیم.

Act : اقدام یا عمل کردن

اگر تمامی آنچه در مراحل قبل، مانند بررسی کردن ها و آزمایش ها درست بودند، حال نوبت به اقدام کردن و عملی کردن طرح ها و برنامه ها است. با توجه به ماهیت کار باید مناسب ترین شیوه عملی کردن طرح را انتخاب کرد تا به نتیجه دلخواه رسید.

چرخه PDCA چگونه به بهبود فرایند ها منجر می شود؟

اگر چهار مرحله ی نام برده شده برای بهبود فرایندی انجام شد و در مقیاس کوچک تغییری ایجاد نگردید و اثر مثبتی مشاهده نشد، نباید آن را به فرایند های دیگر و یا همان فرایند در مقیاس بزرگ تعمیم داد. بنابراین می توان یک طرح دیگر انتخاب کرد و مراحل چهار گانه را برای آن طی کرد.
تنها زمانی باید این چرخه را در مقیاس بزرگ یا به فرایند های کاری بزرگ تر تعمیم داد که وقتی چهار مرحله را در مقیاس کوچک انجام می دهیم، نتیجه کاملا موفقیت آمیز باشد. بنابراین می توان بر اساس آموخته ها و آزمایش های انجام شده در چرخه، تغییرات مثبت در کسب و کار را عملیاتی کرد، بسط و گسترش داد و در مقیاس بزرگتر آن ها را به کار برد.

می توان گفت PDCA ساختاری برای برنامه ریزی استراتژیک کلی سازمان، تجریه و تحلیل نیازها، طراحی برنامه ها، تحویل و تعیین اهداف کوچک و بزرگ، ارزیابی کارکنان و ارائه خدمات بهتر به مشتری، خدمات پشتیبانی و … دارد.

فواید چرخه ی (PDCA) یا چرخه دمینگ

این چرخه به دلیل اینکه به صورت مستمر می تواند تمامی بخش های کوچک و بزرگ کسب و کار را به صورت دائمی مورد بررسی قرار دهد؛ روشی کارامد برای اجرایی کردن هر تغیر و ارزیابی فعالیت های سازمان است. همچنین به دلیل داشتن سیکل بهبود برای شروع یک پروژه نیز مناسب است. زیرا با جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه ‌وتحلیل آن ها به ‌منظور بررسی و اولویت ‌بندی مشکلات و تعیین علل زیربنایی، به بهترین واکنش ممکن و رفع مشکلات منجر می شود.

نحوه ی عملکرد چرخه ی دمینگ در یک مثال عملی

تصور کنید که نمره رضایت مشتریان در یک وب سایت رتبه بندی بسیار پایین آمده است. وقتی شما کامنت های اخیر مشتریان را نگاه می کنید، می توانید ببینید مشتریان شما درباره تعویق در تحویل و حمل و نقل محصولات شکایت دارند و ناراضی هستند. از این رو شما تصمیم می گیرید یک پروژه تغییرات را در یک مدت کوتاه به اجرا درآورید.

در طرح جدید تصمیم می گیرید با استفاده از تامین کننده های جدید برای ارائه محصولات خود به مشتریان در یک نمونه یا مقیاس کوچک عوامل نارضایتی را بر طرف کنید. بعد نتیجه را که بررسی می کنید، متوجه می شوید بازخوردها در مقیاس کوچک مثبت و سازنده بوده است و مشتریان از این اتفاق جدید و تغییرات راضی هستند. در نتیجه شما تصمیم می گیرید در سطح گستره ای از تامین کننده های جدید برای تمام سفارشات و محصولات خود استفاده کنید.

در نتیجه آنچه انجام شده این است که یک طرح در چرخه PDCA به نتیجه ی مطلوب رسیده و اجرا شده است. بهبود و پیشرفت را در بر داشته و کمک کرده است تا کسب وکار بهتر شده و رضایت مشتریان حاصل شود. از این رو این چرخه می تواند مستمر ادامه پیدا کند و آن را در مقیاس بزرگتر و روی مشتریان بیشتر گسترش داد.

ممیزی داخلی

آشنایی با ممیزی داخلی

انواع ممیزی داخلی

1- مميزي هاي داخلي (شخص اول) = داخلي

2- مميزي بيروني

الف-مميزي شخص دوم = مشتري

ب-مميزي شخص سوم =اعتباردهنده

انواع مميزي

1-مميزي سيستم:

براي اثبات سيستم مديريت ( يا قسمتي از آن )

بر اساس يك استاندارد مرجع

در اينجا ISO / IEC 17025:2017

در جستجوي سيستمي در انطباق با استانداردهاي مرجع

2-مميزي فرايند

3-مميزي محصول

مميزي Audit چیست؟

 فرآيندي است:                    ممیزی = خوب گوش دادن

1- سيستماتيك

2 مستقل  (از فعاليت مورد مميزي)

3 و مستند شده (مدون )

– به منظور بدست اوردن شواهد مميزي

–  و ارزيابي آنها به صورت عيني

–  جهت تعيين ميزاني كه “معيارهاي مميزي “ برآورده مي شوند .

معیار های ممیزی

اگر معیارهای ممیزی، الزامات قانونی ( شامل قوانین و مقررات) باشند، در يافته هاي ممیزي اغلب از واژه های ”پیروی“ یا ”عدم پیروی“ استفاده می شود

شواهد مميزي (Audit Evidence )

1- سوابق ،

2- شرح ماوقع

3- يا ساير اطلاعات

كه به معيارهاي مميزي مربوط و قابل تصديق باشند . n

توضيح :

شواهد مميزي مي تواند كيفي يا كمي باشد.

يافته هاي مميزي Audit finding

نتايج حاصل از

1-ارزيابي شواهد مميزي گرد آوري شده

2- در مقايسه با معيارهاي مميزي

üيافته هاي مميزي ميتواند:

انطباق يا عدم انطباق  بامیزان

معيارهاي مميزي يا فرصت هاي بهبود را مشخص كند.

           سازمان مميزي شونده(Auditee)

üمميزي شونده عبارت است از سازماني كه مورد مميزيواقع مي گردد .

مميز(Auditor)

 مميز عبارت است از üشخص واجد مهارت و شايستگي üكه يك مميزي را برگزار مي كند.    

كارشناس فنيTechnical Expert

üشخصي كه

 دانش يا تخصص معيني ( در مورد سازمان) را براي تيم مميزي فراهم مينمايد.

يادآوري 1 دانش یا تخصص کارشناسی معین عبارت است از دانش یا تخصصی که به سازمان، فرآیند یا فعالیت مورد ممیزی، یا زبان یا فرهنگ مربوط میشود.

يادآوري 2 کارشناس فنی در تیم ممیزی به عنوان  ممیز عمل نمی کند

ناظر

üشخصی که تیم ممیزي را همراهی میکند و لیکن ممیزی نمی کند.

يادآوري 1- ناظر بخشی از تیم ممیزي نیست و بر انجام ممیزي تاثیر ندارد یا در آن دخالت نمی کند.

يادآوري 2ناظر میتواند از طرف سازمان ممیزي شونده، از طرف سازمان های تنظیم کننده مقررات قانونی یا طرف ذینفع دیگری باشد که بر ممیزي نظارت می کند.

دامنه شمول ممیزی Audit scope

گستره و حدود يك مميزي

مكانهاي فيزيكي

واحد هاي سازماني

فعاليت ها

فرايندها

زمان ممیزی داخلی

طرح ممیزی

طرح ممیزی

شرحی از فعالیتها و ترتیبات برای یک ممیزی داخلی

ریسک

تاثیر عدم قطعیت بر روی اهداف

این استاندارد مفهوم ریسک مربوط به ممیزی سیستمهای مدیریت را معرفی میکند.

رویکرد پذیرفته شده با هر دو ریسک مربوط به” فرایند ممیزی که اهداف آن تحقق نیافته است” و ” ممیزی که امکان بالقوه دارد با اهداف و فعالیتهای سازمان ممیزی شونده تداخل داشته باشد”، مرتبط میباشد.

این استاندارد راهنمایی های مشخصی را در خصوص فرایندهای مدیریت ریسک سازمان ارائه نمی کند و لیکن مشخص میکند که سازمانها می توانند فعالیت ممیزی را بر روی موضوعات حائز اهمیت برای سیستم مدیریت متمرکز سازند

. يادآوري برگرفته از تعریف 1-1 استاندارد ملی ایران شماره 13246 (مدیریت ریسک- واژگان)

شايستگي

توانایی به کارگیری دانش و مهارت ها برای دستیابی به نتایج مورد انتظار

يادآوري-توانایی بیانگر به کارگیری مناسب رفتار شخصی در حین فرایند ممیزی است.

انطباق

برآورده شدن یک الزام

عدم انطباق

برآورده نشدن یک الزام

سیستم مدیریت

         

سیستمی برای تعیین خط مشی و اهداف و دستیابی به آن اهداف

يادآوري: سیستم مدیریت یک سازمان میتواند شامل سیستم های مدیریت مختلف مانند سیستم مدیریت کیفیت، سیستم مدیریت مالی یا سیستم مدیریت زیست محیطی باشد.

نمونه هایی از اجرای اصول ممیزی

درستکاري: مبنای حرفه ای بودن

ارائه منصفانه: التزام به گزارشدهی صادقانه و صحیح

دقت حرفه اي مقتضي: به کارگیری پشتکار و داوری در ممیزی

محرمانگي: امنیت اطلاعات

استقلال: مبنای بی طرفی ممیزی و واقعگرایی نتیجه گیریهای ممیزی

رويکرد مبتني بر شواهد: روش منطقی برای دستیابی به نتیجه گیریهای قابل اطمینان و تجدید پذیر ممیزی در طی فرایند نظامند ممیزی

مديريت کردن برنامه ممیزی داخلی

کلیات سازمانی که لازم است ممیزیها را انجام دهد بایستی یک برنامه ممیزی تهیه کند که در تعیین اثربخشی سیستمهای مدیریت سازمان ممیزی شونده سهیم باشد.

برنامه ممیزی میتواند شامل ممیزیهایی باشد که یک یا چند استاندارد سیستم مدیریت را در نظر میگیرد که میتوانند به صورت جداگانه یا ترکیبی انجام شوند.

اجرای برنامه ممیزی بایستی برای حصول اطمینان از این که اهداف ممیزی برآورده شده اند، پایش و اندازه گیری شود.

برنامه ممیزی بایستی به منظور شناسایی بهبودهای احتمالی بازنگری شود.

نمودار جریان فرآیند مدیریت برنامه ممیزی را شرح می دهد

5-2 اهداف ممیزی

5-3 تهیه برنامه ممیزي

5-4 اجراي برنامه ممیزي

5-5 پايش برنامه ممیزی داخلی

5-6 بازنگري و بهبود برنامه ممیزي

          

اهداف ممیزی

اهداف برنامه ممیزی بایستی با خط مشی و اهداف سیستم مدیریت همخوان باشد و آن را پشتیبانی کند.

این اهداف می توانند مبتنی بر ملاحظات به شرح زیر باشند

اولویتهای مدیریت

مقاصد تجاری و سایر مقاصد کسب وکار

ویژگیهای فرایند ها، محصولات و پروژهها و هرگونه تغییر آنها

د- الزامات سیستم مدیریت

الزامات مربوط به قوانین و قراردادها و سایر الزامات که سازمان نسبت به آنها تعهد دارد

نیاز به ارزیابی تامین کننده

نیازها و انتظارات طرفهای ذینفع از جمله مشتریان

سطح عملکرد سازمان ممیزیشونده به صورتی که در وقوع عدم موفقیتها یا رویدادها یا شکایات

مشتری منعکس میشود.

üریسک های مربوط به سازمان ممیزی شونده üنتایج ممیزی های پیشین üسطح بلوغ سیستم مدیریت مورد ممیزی ü

مثال هایی از اهداف برنامه ممیزی موارد زیر را شامل میشود:

کمک به بهبود سیستم مدیریت و عملکرد آن

برآورده کردن الزامات برون سازمانی، برای مثال گواهی کردن بر طبق استاندارد سیستم مدیریت

تصدیق انطباق با الزامات قراردادی

دستیابی و حفظ اطمینان به توانمندی یک تامین کننده

تعیین اثر بخشی سیستم مدیریت

ارزیابی سازگاری و همسویی اهداف سیستم مدیریت با خط مشی سیستم مدیریت و اهداف کلی سازمان

تهیه برنامه ممیزی داخلی

نقشها و مسئولیتهاي مربوط به شخص مديريت کننده برنامه ممیزي

شخص مدیریت کننده برنامه ممیزی بایستی در موارد زیر اقدام کند:

تعیین گستره برنامه ممیزی

شناسایی و ارزیابی ریسکهای مربوط به برنامه ممیزی

تعیین مسئولیتهای تیم ممیزی و ….

5-3-2شايستگي شخص مديريت کننده برنامه ممیزي

شخص مدیریت کننده برنامه ممیزی بایستی شایستگی لازم برای مدیریت برنامه ممیزی و ریسکهای مرتبط با آن را به نحو اثر بخش و کارا داشته باشد و نیز در زمینه های زیر دانش و مهارت داشته باشد:

اصول، روشهای اجرایی و روشهای ممیزی

استانداردها و مدارک مرجع سیستم مدیریت

فعالیتها، محصولات و فرایندهای سازمان ممیزی شونده

5-3-3 تعیین گستره برنامه ممیزي

عواملی که ممکن است بر گستره برنامه ممیزی تاثیر گذارند شامل موارد زیر است:

اهداف، دامنه شمول و مدت زمان هر ممیزی و تعداد ممیزیهایی که قرار است انجام شود شامل

اقدامات پیگیری بعد از ممیزی، در صورت موضوعیت داشتن

تعداد، اهمیت، پیچیدگی، مشابهت و مکانهای فعالیتهایی که قرار است ممیزی شوند

نتیجه گیریهای ممیزی های درون سازمانی یا برون سازمانی پیشین

نتایج بازنگری برنامه ممیزی پیشین

هرگونه موضوعات مربوط به زبان، فرهنگ و جامعه

دغدغه های طرفهای ذینفع مانند شکایات مشتری یا عدم مطابقت با الزامات قانونی

شناسايي و ارزيابي ريسکهاي برنامه ممیزي

ریسکهای مختلف زیادی در ارتباط با تهیه، اجرا، پایش، بازنگری و بهبود یک برنامه ممیزی وجود دارد که ممکن است در دستیابی به اهداف آن تاثیر گذارد

. شخص مدیریت کننده برنامه بایستی این ریسکها را هنگام تدوین برنامه خود در نظر گیرد. این ریسکها ممکن است مرتبط با موارد به شرح زیر باشند:

شناسایی و ارزیابی ریسکهای مربوط به برنامه ممیزی داخلی

طرحریزی، برای مثال عدم موفقیت در تعیین اهداف ممیزی مرتبط و تعیین گستره برنامه ممیزی

منابع، برای مثال عدم تخصیص زمان کافی برای تدوین برنامه ممیزی یا انجام  یک ممیزی

انتخاب اعضای تیم ممیزی، برای مثال تیم شایستگی جمعی برای انجام ممیزی به نحو اثربخش را ندارد

اجرا، برای مثال تبادل غیر اثربخش اطلاعات در خصوص برنامه ممیزی

سوابق و کنترلهای آنها، برای مثال عدم موفقیت در حفظ سوابق ممیزی به نحو مناسب به منظور üاثبات اثربخشی برنامه ممیزی

پایش، بازنگری و بهبود برنامه ممیزی برای مثال پایش غیر اثربخش ماحصل برنامه ممیزی.

انجام ممیزی

6-2 آغاز ممیزی داخلی

6-2-2 برقرار کردن تماس اولیه با سازمان ممیزي شونده

6-2-3 تعیین امکانپذيري ممیزي

6-3 آماده سازي براي فعالیتهاي ممیزي

6-3-1 انجام بازنگري مدارک هنگام آماده شدن براي ممیزي

مستندات، بر حسب موضوعیت، بایستی شامل مدارک و سوابق سیستم مدیریت و نیز گزارشهای پیشین ممیزی باشد.

6-3-2 تهیه طرح ممیزی داخلی

بر اساس اطلاعات موجود در برنامه ممیزی و مستندات ارائه شده توسط سازمان üاهداف ممیزی، دامنه شمول ممیزی، معیارهای ممیزی و..

فنون نمونه گیری مناسب، ترکیب تیم ممیزی و شایستگی جمعی آن؛ ریسکهای مربوط به سازمان که توسط ممیزی ایجاد میشود

6-3-3 واگذاري کار به تیم ممیزي

6-3-3 تهیه مدارک کاري

اعضای تیم ممیزی داخلیبایستی اطلاعات مرتبط با وظایف محوله خود در ممیزی را بررسی نموده و مدارکی را که برای ارجاع دادن و برای ثبت شواهد ممیزی لازم است، تهیه کنند.

چک لیست ها

فرم ثبت اطلاعات از قبیل شواهد پشتیبان، یافته های ممیزی و صورتجلسات و ….

جهت درخواست دوره آموزشی ممیزی داخلی و یا انجام ممیزی با ما تماس بگیرید 02165341290

ممیزی داخلی

ممیزی داخلی

یکی از مهم ترین اموری که مدیران کنترل کیفیت سازمان ها باید در سازمان مربوطه به صورت دوره ای انجام دهند ممیزی داخلی است،

انجام ممیزی داخلی میتواند دور نمای مناسبی از کیفیت استقرار سیستم مدیریت سازمان و نواقص آن ارائه دهد،

در این مقاله به زبان ساده به چگونگی انجام ممیزی داخلی به زبان ساده می پردازیم

گام اول: تشکیل تیم ممیزی

در مرحله مدیریت شرکت می بایست اقدام به مشخص نمودن کارشناسان با صلاحیت که دارای اختیارات کافی می باشند نموده و آموزش های لازم را به آن ها ارائه دهد و یا از کارشناسان خبره بیرونی استفاده نماید

وجود حداقل دو کارشناس برای سازمان های کوچک و متوسط نیاز است و برای سازمان های بزرگ تعداد کارشناسان بسته به نوع و حجم فعالیت افزایش می یابد.

این افراد باید با استانداردهای سازمان و همچنین اصول و قوانین ممیزی داخلی بصورت کامل آشنا و مسلط باشند.

ممیزی داخلی


گام دوم: تهیه برنامه ممیزی

در این مرحله می بایست تواطر انجام ممیزی مشخص و سپس به برنامه ریزی برای آن و مشخص نمودن حوزه های ممیزی پرداخته شود.

با این کار ممیزان داخلی آمادگی کافی نسبت به انجام ممیزی را کسب می نمایند.

گام سوم: تهیه چک لیست ممیزی داخلی

چک لیست ممیزی داخلی ابزاری است که می تواند ممیزی را برای تیم ممیزی آسان تر کند.

البته چک لیست ممیزی در استاندارد های ایزو الزام نیست، اما معمولاً پیشنهاد می شود برای اجرای بهتر ممیزی داخلی و پوشش همه جانبه سوالات از چک لیست استفاده شود تا مبادا فرد ممیز سوال یا موردی را فراموش کند.

گام چهارم: طرح ممیزی

طرح ممیزی با برنامه ممیزی متفاوت است و البته گاهاً با یکدیگر اشتباه هم گرفته می شوند. در طرح ممیزی ما برنامه یک روزه ممیزی را می نویسیم. اگر یادتان باشد برنامه ممیزی طرح کلی ممیزی بود، اینکه در چه ماهی چه واحدهایی ممیزی می شوند، اما در طرح ممیزی برنامه جزئی و زمان بندی ارائه می کنیم شامل ساعت ها و جزئیات ممیزی. چه ساعتی چه واحدی توسط چه کسی ممیزی می شود و ممیز چه مواردی را در آن زمان کنترل و مشاهده می کند.

گام پنجم: ارسال طرح ممیزی به واحدها

طرح ممیزی که شامل ساعت دقیق انجام ممیزی است از طریق نامه یا به هر صورت دیگر به واحدها ارسال می شوند تا واحدها زمان دقیق ممیزی خودشان را بدانند.

گام ششم: جلسه تیم ممیزی

در این جلسه تیم ممیزی با یکدیگر هماهنگی مجدد انجام داده و مسئولیت ها مجدد بررسی می شود. سرممیز یا مدیر تیم برنامه افراد را هماهنگ می کند و این می شود شروعی برای اجرای ممیزی داخلی

ممیزی داخلی

گام هفتم: افتتاحیه

معمولاً این گام در شرکت های کوچک صورت نمی گیرد و بیشتر برای جلسات ممیزی داخلی بیرونی و برای صدور گواهینامه هست، اما در برخی از شرکت های بزرگ جلسه افتتاحیه با حضور مدیران فرآیندها و مدیران ارشد وممیزین برگزار می شود و قوانین ممیزی داخلی و اعضا در این جلسه معرفی می شوند. معمولاً در جلسه افتتاحیه به طرح ممیزی هم مجدد اشاره می شود.

گام هشتم: اجرای ممیزی

مطابق طرح ممیزی و چک لیست هایی که تهیه شده اند، تیم ممیزی شروع به اجرای ممیزی می کند و واحدها و فرآیندها را با دقت مورد بررسی قرار می دهند. رفتار ممیز ها باید کاملاً حرفه ای بوده و همچنین سوالات را با دقت فراوان بپرسند و مشاهدات خودشان را دقیق ثبت کنند.

گام نهم: ثبت عدم انطباق ها

ممیزین در حین ممیزی باید تمام عدم انطباق ها و مغایرت هایی را که مشاهده می کنند را ثبت کرده تا بتوانند در انتها گزارش صحیح بنویسند. در این ثبت باید موضوع عدم انطباق، سند هایی که مشاهده کرده اند و تاریخ آن ها و مغایرت آنه ا با بند استاندارد را ثبت کنند.

مثلاً سوابق اقدام اصلاحی مربوط به عدم انطباق شماره 53 مطابق بند 8 استاندارد کامل ثبت نشده بود.

گام ده: جمع بندی و جلسه اختتامیه

در انتها و پس از اجرای ممیزی داخلی ابتدا اعضا تیم با یکدیگر جلسه ای گذاشته و موارد و مغایرت ها را بررسی و یکپارچه می کنند و در جلسه اختتامیه در حضور مدیران این گزارش ارائه می شود و عدم انطباق های هر واحد و فرآیند گفته می شود.

پس از آن واحدها موظف هستند اقدام اصلاحی و همچنین زمان وفع عدم انطباق ها را اعلام کنند.

همچنین می توانید جهت تقویت دانش و بهره وری در ارزیابی ها از استاندارد 19011 استفاده نمایید.

جهت دریافت خدمات آموزشی با ما تماس بگیرید.02165341290